Depozytory mogą być zainstalowane w różnych lokalizacjach, o różnej konfiguracji i zarządzane w ramach jednej aplikacji dzięki której mamy możliwość nadawania uprawnień, raportowania kto, gdzie i kiedy pobrał oraz zwrócił klucze. Depozytory kluczy są zaawansowanymi urządzeniami o stosunkowo prostej idei konstrukcyjnej. W większości przypadków składają się z wielu współpracujących ze sobą elementów o różnej funkcjonalności. Poniżej przedstawiono podstawowe funkcje i możliwości depozytora kluczy:

• Umożliwia bezpieczne pobieranie, przechowywanie i rozliczanie kluczy. 
• Rejestruje wszystkie operacje jak np. dokładną datę, godzinę i operacje wykonywane w urządzeniu. 
• Umożliwia przeglądanie zdarzeń na konsoli depozytora lub online poprzez sieć z depozytorem. 
• Spełnia funkcje wyszukiwania obecnego posiadacza kluczy. 
• Umożliwia drukowanie raportów bądź ich export do plików csv lub xls.
• W razie awarii układu elektrycznego bądź zaniku zasilania depozytor posiada system podtrzymujący zasilanie (minimum 24h i większe). 
• Depozytor posiada możliwość mechanicznego zwolnienia blokad kluczy i awaryjnego otwarcia urządzenia. 
• Potrafi identyfikować miejsca, w których dokonano błędnego wsadzenia kluczy. 
• Generuje alarm zbyt długo otwartych drzwi. 
• Posiada alarm sabotażowy. 
• Generuje alarm zbyt długo przetrzymanych kluczy. 
• Posiada możliwość rozbudowy o dodatkowe depozytory rozszerzające. 
• Umożliwia późniejszą rozbudowę o dodatkowe miejsca na klucze. 
• Umożliwia zainstalowanie elementów dodatkowych: kamera, alkomat, inne.

Obecnie spora część produktów tego typu, możliwych do nabycia na rynku, jest wyposażana w coraz bardziej zaawansowane układy elektroniczne podnoszące własności użytkowe. Przykładowo depozytory wyposaża się w czytniki biometryczne, czytniki RFID czy też oznaczenia zajętości skrytek (np. za pomocą diod LED).

Depozytor kluczy ma realnie wpływać na poziom bezpieczeństwa w obiekcie, dlatego też musi być odpowiednio dobrany do jego potrzeb, prawidłowo zainstalowany oraz skonfigurowany. Wszystkie te czynności powinny być poprzedzone odpowiednim rozpoznaniem obiektu, panującym w nim obiegu kluczy, liczbie osób mających do nich dostęp itp. Dlatego warto tę część pracy pozostawić fachowcom z firm oferujących depozytory kluczy. Należy jednak zawsze pamiętać o tym, że nawet najbardziej zaawansowane technicznie urządzenia mogą nie dać zamierzonego efektu, jeśli będzie zawodzić czynnik ludzki, a więc brak konsekwentnego stosowania wypracowanych dla obiektu procedur związanych z pobieraniem i deponowaniem kluczy w elektromechanicznym depozytorze kluczy.

Miejsce montażu depozytora kluczy powinno umożliwiać łatwe doprowadzenie okablowania, np. w pobliżu tras kablowych lub punktów dystrybucyjnych. Ponadto powinno ono również zapewniać pracownikom swobodny dostęp do depozytora oraz spełniać wymagania przepisów ppoż. a także zapewniać swobodne przejście za plecami osób korzystających z depozytora.

Od nowoczesnych deopozytorów kluczy wymaga się tez pełnej integracji z systemami bezpieczeństwa czy zabezpieczeń technicznych takich jak: kontrola dostępu, systemy CCTV, systemy alarmowe SSWiN czy tez systemy ppoż. Dla systemów kontroli dostępu sygnał z dyspozytora kluczy może być jednocześnie sygnałem rozpoczęcia pracy przez osobę identyfikującą się danym pinem, czy biometrią a zarejestrowana godzina zwrotu kluczy może być wyznacznikiem czasu pracy tej osoby.

System depozytorów powinien posiadać własne, dedykowane oprogramowanie do zarządzania całością systemu. Należy zwrócić uwagę, aby licencja na oprogramowanie nie była ograniczona czasowo albo ilościowo np. przez ograniczenie ilości stanowisk administracyjnych, ilości użytkowników lub ilości urządzeń w systemie.

W depozytorach najczęściej przechowywane są klucze, jednak coraz bardziej popularne są urządzenia do przechowywania przedmiotów takich jak: telefony komórkowe, laptopy, korespondencja (listy, paczki), dyski twarde, dokumenty pojazdów (w tym książki pojazdów), jak również specjalistyczne urządzenia do przechowywania broni krótkiej i długiej.

Największe wymagania stawiane są tam gdzie przechowywana jest broń. Broń jest jedną z nielicznych grup przedmiotów, których przechowywanie jest uregulowane prawnie (ustawa z dnia 21 maja 1999r oraz Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 26 sierpnia 2014r w sprawie przechowywania, noszenia oraz ewidencjonowania broni i amunicji). Niezależnie od tego, jaki rodzaj depozytorów broni jest potrzebny, powinniśmy mieć informacje o stanie zajętości skrytki z bronią. W tym celu skrytki wyposaża się w rozmaite urządzenia do automatycznej identyfikacji statusu skrytek, które mogą być użytkowane razem lub osobno w zależności od potrzeb. Przykładowo w depozytorach mogą być zamontowane czujnik optyczne pozwalające identyfikować kto i kiedy zapełnił skrytkę, czy skrytka jest pełna czy pusta i co jest w środku. Innym rodzajem czujki montowanym w depozytorach broni może być czujka wagi. Szczególnie przydatne jest to w depozytorach w których przechowywana jest ciągle ta sama broń a identyfikacja jej wagi pozwala stwierdzić czy w skrytce znajduje się właściwa broń. Kolejnym przykładem czujek mogą być czujniki zbliżeniowe oraz kodów QR, które pozwalają na najdokładniejszy sposób rozpoznawania broni, jednak wiąże się to z koniecznością oznaczenia broni identyfikatorem odczytywanym elektronicznie (np. zatopienie w rękojeści broni kodu RFID).

Kolejnym rodzajem depozytorów są urządzenia służące do inteligentnego przechowywania przedmiotów osobistych takich jak telefony komórkowe, laptopy czy tablety. Charakteryzują się tym, że posiadają wymiary pozwalające przyjąć wszelkie przedmioty, których osoba nie chce lub nie może wnieść na określony teren lub do strefy bezpieczeństwa. Zasadnicza różnica w stosunku do depozytorów kluczy polega na tym, że depozytory kluczy wykorzystywane są z reguły przez pracowników danej organizacji, natomiast depozytory na telefony mogą być wykorzystywane przez różne osoby, które często mają z nimi kontakt po raz pierwszy. Przykładem mogą tu być osoby np. odwiedzające skazanych w zakładach karnych lub wchodzące na teren obiektu wojskowego czy produkcyjnego jako gość. W celu obsługi osób z zewnątrz konieczne jest umożliwienie pozostawienia przedmiotu przez każdą osobę, która będzie chciała to uczynić.

Depozytor na telefony komórkowe powinien umożliwić ustawienie indywidualnego kodu PIN, który służyć będzie do ponownego otwarcia skrytki. Podstawowe wyposażenie depozytora powinno zawierać czujki zajętości skrytki oraz czujniki optyczne pozwalające rozpoznać jej zawartość. W bardzo szczególnych sytuacjach, gdzie bezpieczeństwo i przede wszystkim poufność są na pierwszym miejscu, warto wprowadzić np. maskowanie dźwięków tła, które mogłyby być nagrane przez zdeponowany telefon lub inne urządzenie posiadające funkcję dyktafonu. Zadanie to można osiągnąć poprzez automatyczne uruchomienie głośnika emitującego tzw. biały szum, czyli jednostajny dźwięk. Umiejscowienie głośnika w bezpośrednim sąsiedztwie telefonu dodatkowo zamkniętego w niewielkiej przestrzeni skrytki, która ponadto odbija emitowany szum, sprawia, że każda próba nagrania prowadzonej rozmowy w bezpośrednim sąsiedztwie depozytora skończy się niepowodzeniem. Takie rozwiązania często wybierane jest przez duże firmy prywatne i instytucje państwowe, które chcą ograniczyć niebezpieczeństwo wypływania w ten sposób informacji przekazywanych na poufnych spotkaniach. Drugim zagadnieniem jest blokada sygnału GSM zdeponowanych telefonów. Może to być istotne, jeśli nie chcemy, by niewyciszony telefon przeszkadzał przez sygnał dzwonka przychodzących wiadomości.

Fajną funkcją jest wyposażenie deopozytorów telefonów komórkowych w odpowiednie urządzenia pozwalające na ich ładowanie. W tym celu często w skrytkach montuje się kable USB-C, micro-USB czy Lightning (dla telefonów Apple). Innym rozwiązaniem jest też zamontowanie gniazd 230V, do których użytkownicy skrytki będą mogli podpiąć ładowarki swoich telefonów a nawet laptopów czy tabletów.

Ponieważ telefony komórkowe jak i inne urządzenia wyposażone w akumulatory zagrożone są tzw. samoistnym zapłonem, to depozytory do ich przechowywania powinny posiadać odporność pożarową. Odpowiednią opinię dotyczącą tego aspektu wystawia zawsze niezależny instytut do spraw ochrony p.poż., którym w Polsce jest CNBOP.

Każdy – NIEZALEŻNIE od przeznaczenia – depozytor musi mieć możliwość awaryjnego otwarcia za pomocą mechanicznego rozwiązania, jakim są klucze serwisowe. Takie rozwiązanie jest zawsze dostępne i odporne na uszkodzenia elektroniczne. Dobre depozytory posiadają wbudowane wkładki zamków mechanicznych w 6. klasie odporności i otwierane są kluczami patentowymi. No i w tym momencie pojawią się pytanie: gdzie takie klucze patentowe przechowywać? Na pewno nie wolno tego robić w samym depozytorze, gdyż całkowicie będą one niedostępne w przypadku awarii. Nie wolno ich także przechowywać w pomieszczeniach do których dostęp stanie się niemożliwy w wyniku awarii. Pozostaje zatem trzymanie ich przez zaufaną osobę lub przez pracownika ochrony, jeśli takowy obsługuje obiekt. Jednakże najlepszym rozwiązaniem wydaje się wyposażenie wybranego depozytora w specjalną skrytkę z mechanicznym zamkiem szyfrowym – analogicznie jak w sejfach. Zamek taki powinien być wykonany w klasie A lub wyższej wg normy PN-EN 1300. Każda osoba znająca odpowiednią kombinację może otworzyć skrytkę, w której zdeponowano klucze serwisowe.

Rynek depozytorów kluczy jak innych przedmiotów jest bardzo bogaty i różnorodny. Pamiętajmy jednak, że tylko prawidłowo dobrany (wg specyfiki i wymagń obiektu) i skonfigurowany będzie poprawnie służył w miejscu zainstalowania. Dlatego zawsze poleca się zlecić wykonanie audytu budynku i określenia potrzeb wykwalifikowanej osobie, która po odpowiednim rozpoznaniu funkcjonowania budynku i jego pracowników optymalnie dobierze właściwe depozytory, wyposaży je w odpowiednie funkcje i podłączy do istniejących systemów alarmowych czy kontroli dostępu.

Robert Gabrysiak