Regulacje dotyczące monitorowania pracowników przez pracodawców pojawiły się w polskim prawie zaledwie półtora roku temu – wraz z wejściem w życie przepisów RODO. Obowiązujący od maja 2018 roku artykuł 111 ustawy o ochronie danych osobowych wprowadził nowelizację przepisów prawa pracy w zakresie monitoringu wizyjnego, monitoringu służbowej poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu pracowników.

Pracodawca – „Wielki Brat”?

Kiedyś wystarczyło bystre spojrzenie szefa lub kolegów… Dziś – w drugiej dekadzie XXI wieku – oczekuje się większej dyscypliny pracy, ścisłego przestrzegania firmowych procedur oraz wymodelowanych przez menadżerów, wzorców preferowanych zachowań, wymaganych od pracowników na przykład w kontaktach z klientami. W oczywistym interesie firmy jest też, by pracownicy nie korzystali ze służbowego sprzętu w prywatnych celach i dobrze wykorzystywali swój czas pracy. I co ważne: „nie wpuścili na teren zakładu osób niepowołanych”! Na przykład w postaci wirusa komputerowego lub szpiegowskiego oprogramowania.

Wystarczy wyposażyć pracownika w służbowego notebooka i komórkę, by –przynajmniej teoretycznie – był on non stop pod lupą „Wielkiego Brata” – pracodawcy. Obecnie wszystkie tablety i mobilne telefony mają funkcję wideorejestracji, GPS i przekazywania danych online. Wyposażone w odpowiednią aplikację potrafią rejestrować wszelkie działania użytkownika na klawiaturze lub monitorze, a nawet śledzić ruch jego gałki ocznej. Dzięki temu pracodawca może przeanalizować, ile pracownik rzeczywiście poświęcił czasu na wykonanie powierzonego mu zadania… Ale czy pracownik, w takiej sytuacji ma szanse na zachowanie odrobiny prywatności w godzinach pracy? Przyjrzyjmy się, jak to wygląda w Polsce od strony prawnej.

Pracownik w oku kamery

Stosownie do zapisów zawartych w art. 22(2) kodeksu pracy monitoring wizyjny można zastosować, gdy w ocenie pracodawcy jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia firmy, kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Przepis mówi o “środkach technicznych umożliwiających rejestrację obrazu”. Nie ma mowy o tym, żeby kamery mogły nagrywać również dźwięk. W praktyce oznacza to, że kamery nie powinny być wyposażone w mikrofony oraz nie wolno rozmieszczać samych mikrofonów w zakładzie pracy.

Gdzie można zainstalować kamery? Można je umieścić zarówno na terenie samego zakładu pracy, jak i wokół niego. Nie powinno być ich jednak w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach, palarniach oraz w pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Wyjątkowo można zamontować kamery w tych pomieszczeniach, ale pod warunkiem, że jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Zamontowanie w tych pomieszczeniach monitoringu nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, a w przypadku lokali związkowych naruszać zasady wolności i niezależności związków zawodowych. Kodeks pracy precyzuje: należy zastosować techniki uniemożliwiające rozpoznanie osób przebywających w tych pomieszczeniach. Czyli właściwie zamiast kamery powinien znajdować się tam czujnik ruchu.

Kamer nie można instalować nad indywidualnymi stanowiskami pracy, gdyż w teorii mają kontrolować proces produkcji, a nie poszczególnych pracowników. Swoim zasięgiem muszą obejmować szeroki plan. Skierowanie kamery na konkretną osobę, mogłoby oznaczać, naruszenie prawa obserwowanego pracownika do prywatności. A takie prawo ma rangę zasady konstytucyjnej.

Zakładowa filmoteka

Pracodawca stosujący monitoring wizyjny musi pamiętać o tym, że kwestie z nim związane muszą być przez niego umieszczone w:

  • układzie zbiorowym pracy – jeśli pracodawca jest nim objęty;
  • regulaminie pracy – jeśli pracodawca ma obowiązek ustalić regulamin pracy;
  • obwieszczeniu – jeśli nie ma układu zbiorowego ani regulaminu pracy.

W dokumentach tych należy wskazać cele monitoringu, jego zakres oraz sposób zastosowania. Celem monitoringu może być: zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia, kontrola produkcji lub zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę,

Zarejestrowane obrazy mogą być wykorzystywane przez pracodawcę jedynie w celach, jakie stanowiły podstawę prawną ich nagrywania. Oznacza to m.in., że pracodawca nie może stworzyć z nagrań dossier pracownika oraz nie może ich w żaden sposób publikować.

Przed upływem trzech miesięcy od dnia nagrania, pracodawca zobowiązany jest do zniszczenia zapisu monitoringu. Odstępstwa od tego wymogu, mogą być podyktowane wyłącznie odrębnymi przepisami prawa lub potrzebami dowodowymi – jeśli nagranie stanowi lub może stanowić dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa, termin jego przechowywania ulega wydłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Jeśli w firmie został zamontowany monitoring, to trzeba przed jego uruchomieniem powiadomić o tym fakcie pracowników „w sposób przyjęty u danego pracodawcy”, nie później niż dwa tygodnie przed uruchomieniem monitoringu. Może się to odbyć np. przez rozesłanie wiadomości na skrzynki email pracowników, wywieszenie informacji na tablicy ogłoszeń w zakładzie pracy.

Pomieszczenia objęte monitoringiem muszą zostać w sposób widoczny i czytelny oznaczone za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych. Powinny się one pojawić najpóźniej na jeden dzień przed uruchomieniem monitoringu.

Prywatna poczta, zawsze pod ochroną

Na podstawie przepisu art. 22(3) Kodeksu pracy z monitoringu poczty elektronicznej pracodawca może skorzystać, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi. Treść przepisu sugeruje, że kontrolę emaili, można przeprowadzić w celu weryfikacji, np. czy pracownik nie korzysta ze służbowego sprzętu do celów prywatnych czy do prowadzenia działalności niezgodnej z prawem, czy nie doszło do naruszenia przez pracownika tajemnicy przedsiębiorstwa. Monitoring poczty, a także inne formy monitoringu nie mogą naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Oznacza to, że pracodawca ma prawo czytać wyłącznie korespondencję służbową. Kontrola emaili oznaczonych jako prywatne, czy których treść wskazuje na prywatny charakter, jest niedopuszczalna. Nawet jeśli w regulaminie obowiązującym w firmie wyraźnie zakazano korzystania ze sprzętu firmowego do celów prywatnych.

Prywatna skrzynka mailowa nie może być monitorowana przez pracodawcę, choćby pracownik korzystał z niej za pośrednictwem firmowego komputera. Wgląd w prywatną korespondencję, stanowiłby naruszenie tajemnicy korespondencji. Pracodawca powinien również pamiętać, że ochrona tajemnicy korespondencji, obowiązuje go również w trakcie monitoringu skrzynki firmowej. W przypadku powzięcia przez pracodawcę informacji o prywatnym charakterze danej wiadomości, nie jest on uprawniony do zapoznania się z nią, nawet jeśli wiadomość zlokalizowana jest na koncie przeznaczonym do wykonywania obowiązków pracowniczych.

Pracodawca zobowiązany jest przedstawić na piśmie każdemu pracownikowi cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu poczty, zanim ten zostanie dopuszczony do pracy. Jeżeli monitoring poczty elektronicznej ma zostać dopiero wprowadzony, to pracodawca powinien poinformować o tym pracowników nie później niż na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem.

”Inne formy monitoringu” – przepustka do nowoczesności

Przepis 223 § 4 Kodeksu pracy wskazuje na możliwość zastosowania innych form monitoringu pracowników niż monitoring wizyjny oraz poczty elektronicznej. Do tych innych form monitoringu należy zaliczyć w szczególności monitoring wykorzystujący nowe technologie, na przykład biometrię albo GPS. Pod ten przepis podlega także kontrolowanie telefonów służbowych pracownika w zakresie przeprowadzonych rozmów oraz wysłanych z telefonu wiadomości sms.

Co do zasady zastosowanie tych form monitoringu dopuszczalne jest jedynie w zakresie niezbędnym do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Z zastrzeżeniem, że nie może to naruszać dóbr osobistych pracownika. Pracownik musi mieć wiedzę o tym, w jaki sposób i w jakim zakresie jest monitorowane urządzenie, którym się posługuje.

Dane biometryczne stanowią wyjątkową kategorię danych osobowych i z tego względu podlegają szczególnej ochronie. Przepisy rozporządzenia RODO zakazują przetwarzania danych biometrycznych, poza szczególnie uzasadnionymi przypadkami.

Zgodnie z brzmieniem przepis art. 4 pkt 14 RODO – dane biometryczne to wszystkie dane osobowe (czyli dane umożliwiające identyfikację osoby fizycznej) dotyczące jej cech fizycznych (np. kod DNA, wizerunek twarzy, układ linii papilarnych, tęczówka oka), cech fizjologicznych (np. sposób poruszania się, wzrost, waga); cech behawioralnych (np. analiza głosu albo sposób składania własnoręcznego podpisu).

Pracodawca może przetwarzać dane biometryczne pracownika wyłącznie w szczególnie uzasadnionym przypadku. Do takich przypadków należy konieczność ograniczenia dostępu do miejsc, w których pracodawca może wymagać specjalnych uprawnień ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa lub fachowych umiejętności potrzebnych do wejścia na teren chronionych obszarów. Dodatkowo: dla przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych pracowników konieczna jest zgoda pracownika.

Choć wizerunek twarzy zalicza się do danych biometrycznych, to nie zawsze dotyczy to fotografii pracownika. Fotografię uważa się za dane biometryczne tylko wówczas, gdy jest przetwarzana zgodnie z definicją zawartą w przepisie art. 4 pkt 14 rozporządzenia, tj. za pomocą specjalnych metod technicznych. Przechowywanie fotografii w aktach pracownika, czy też umieszczenie jej na identyfikatorze nie uważa się, za przetwarzanie jego danych biometrycznych.

Gdzie pojechało służbowe auto?

Monitorowanie aktywności pracowników jest możliwe również poprzez użycie systemu GPS. Jego zastosowanie powinno być uzasadnione rodzajem umówionej pracy w szczególności w przypadku pracowników mobilnych, których miejsce pracy określone jest jako pewien obszar. Zwłaszcza jeżeli pracodawca nie ma możliwości dokonywania kontroli bezpośredniej tych pracowników.

W przypadku instalacji systemu GPS w samochodzie służbowym monitoring spełnia różne cele:

  • służy pracodawcy do kontroli wykonywania pracy,
  • stanowi zabezpieczenie auta przed kradzieżą,
  • gwarantuje pracownikowi zapewnienie sprawnej pomocy w razie wypadku czy awarii pojazdu,
  • zabezpiecza prawa pracownika, gdyż może stanowić udokumentowanie czasu jego pracy i należnego mu wynagrodzenia za przepracowane nadgodziny.

Korzystanie przez pracodawcę z systemu GPS powinno odbywać się jedynie w godzinach pracy i nie może ingerować w prywatność pracownika. Pracownik powinien zostać poinformowany o stosowaniu monitoringu GPS, nie jest jednak potrzebna jego zgoda na wprowadzenie takiego systemu monitorowania.

Trzeźwość – tak. Promile – nie!

Zdaniem Prezesa Urzędu Danych Osobowych pracodawcy nie mają podstaw do samodzielnego przeprowadzania kontroli trzeźwości pracowników (Informacja z dnia 27 czerwca br.). Przesądza o tym brzmienie art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, który wskazuje na przesłanki weryfikacji stanu trzeźwości pracownika. Brzmienie ww. ustawy – w ocenie Prezesa – kategorycznie wyklucza wyrywkowe i prewencyjne badania pracowników alkomatem oraz możliwość stosowania rozwiązania wprowadzonego przepisem art. 221b Kodeksu pracy. Co więcej, nie można traktować badania stanu trzeźwości pracownika jako:

a) formy monitorowania pracy pracowników, o której jest mowa w art. 223 4 Kodeksu pracy,
b) działania niezbędnego dla zapewnienia ogółowi pracowników bezpiecznych i higienicznych warunków pracy,
c) przejawu działania w prawnie uzasadnionym interesie pracodawcy.

W związku z powyższym pracodawca kontrolujący stan trzeźwości pracownika naraża się na ewentualność nałożenia na niego kary przez UODO.

Jest jednak pewna „furtka”. Zgodnie z art. 3 rozporządzenia Min. Zdrowia i Min. Spraw Wewnętrznych i Administracji, z dnia 28 grudnia 2018 r. w sprawie badań na zawartość alkoholu w organizmie, badanie takie przeprowadza się urządzeniem stwierdzającym stężenie alkoholu w wydychanym powietrzu. Oznacza to, że badanie alkomatem, który bada obecność alkoholu a nie jego stężenie, nie podlega pod wspominane przepisy. Można więc zaryzykować twierdzenie: jeżeli pracodawca będzie korzystał z urządzenia, które pozwala wyłącznie ocenić czy pracownik jest pod wpływem alkoholu bez jednoczesnej weryfikacji stężenia alkoholu w wydychanym powietrzu, to nie będzie naruszał przepisów dotyczących badania stanu trzeźwości w rozumieniu powyższych przepisów. W takim wypadku pracodawca może powoływać się na przepisy Kodeksu pracy wynikające z RODO, dotyczące „innych form monitoringu”. Jeżeli dane z takiego badania nie będą przetwarzane, UODO nie będzie miało kompetencji do nałożenia kary.

Lojalność pracowników najważniejsza

Elementem funkcjonowania firm, zwłaszcza tych dużych, jest zbieranie informacji i analizowanie ich, na przykład by stworzyć „portret marketingowy” klienta. Sprawne zarządzanie wymusza na przedsiębiorcach zbieranie informacji o pracownikach, choćby po to, by usprawnić ich pracę. W dzisiejszy świecie zbieranie i gromadzenie danych nie jest problemem. Przynajmniej w sensie technicznym… Funkcjonujące od półtora roku przepisy dotyczące monitoringu powinny pomóc pracodawcom w oddzieleniu sfery służbowej od sfery prywatnej pracownika i zagwarantować temu ostatniemu należne mu prawa. Pracodawca powinien dobrze rozważyć, jakie formy monitoringu są niezbędne w jego firmie i na jakie narazi go obowiązki, wynikające na przykład z oceny skutków przetwarzania danych osobowych. Trzeba przy tym pamiętać, że najlepszym monitoringiem jest lojalność pracowników, która wynika z zaufania, a nie z zastosowanych środków technicznych. 

Milada Czajkowska, Filip Dopierała

Pin It

 

bg
pi